11 dicas infalíveis sobre boas práticas em seu e-mail corporativo

A Importância de um E-mail Profissional bem estruturado

Em uma de nossas muitas reuniões surgiu um assunto de pauta sobre padronização dos e-mails corporativos.

Em uma empresa é comum cada novo funcionário trazer de sua antiga empresa velhos hábitos sobre como tratar suas rotinas de trabalho. Ocorre que cada empresa tem sua estrutura interna, objetivo, missão, persona, linguagem etc... logo, tem de ocorrer necessariamente um período de adaptação. Cabe a empresa deixar claro seus métodos e diretrizes. Uma documentação que oriente o novo funcionário normalmente é o mais adequado. Mesmo a empresa mantendo uma documentação alguns hábitos somente são corrigidos na prática.

O e-mail corporativo é uma ferramenta que qualquer empresa utiliza e sua importância para a imagem da mesma é inquestionável.

Por mais que pareça óbvio para muitos esses vícios normalmente motivados pela pressa ocorrem com muita frequência.

1- Não manter uma assinatura padrão

Estamos falando de uma ferramenta corporativa. Sua empresa provavelmente possui uma Identidade Visual e esse recurso pode parecer secundário, porém não é. A Identidade Visual de uma empresa é a forma como seu público, colaboradores, fornecedores, parceiros, clientes e etc.. a reconhece e a distingue das outras.

O e-mail corporativo é mais que uma ferramenta, é uma oportunidade de disseminar a identidade visual da sua Marca.

A assinatura corporativa de e-mail além de ter itens obrigatórios como, a URL do website da empresa (uma forma de gerar acessos ao seu site), cargo e nome do remetente, oferece outras oportunidades como a divulgação das redes sociais utilizadas pela empresa, endereço físico e telefones.

Mas lembre-se que assinatura deve ser discreta, se ela tiver sua logamarca que seja em tamanho proporcional ao restante das informações.

Sua estrutura deverá ficar semelhante a imagem abaixo:

2-Tipografia - É necessário que se mantenha um padrão tipográfico utilizando fontes padrão, se não as mesmas pelo menos de mesma família e padrão de cores. É estranho você receber uma mensagem de um departamento de uma empresa com Arial e Outro com uma Comic Sans, diga-se, essa, esqueça.

Importante: CAIXA ALTA, não, nunca, de maneira alguma. É deselegante enviar mensagens exclusivamente em caixa alta. Só utilize este recurso para enfatizar determinados trechos e somente onde for extremamente justificável seu uso;

3- Cliente de e-mail

Cuidado com clientes de e-mails que inserem gifs engraçadinhos com animações e etc...

Além de serem programas pesados que certamente comprometerão a performance de sua máquina tornarão suas mensagens antiprofissionais e por vezes irritantes;

4- Trate o assunto como ele merece

A linha de assunto deve deixar claro sobre o que se trata sua mensagem

Não seja vago, seja específico, mas lembre-se é o assunto e não a mensagem, então diga sobre o que você vai falar e deixe pra tratar do tema no corpo do e-mail;

5- Cada e-mail deve necessariamente tratar de um assunto, mesmo que o assunto seja uma lista de assuntos.

Por exemplo: “Assuntos tratados na reunião”. Este é o assunto, mesmo que 30 ou 40 decisões tenham sido tomadas durante a reunião. As decisões serão tratadas uma a uma no corpo do e-mail, faça listas;

6- Seu nome como rementente

É recomendável também que ao configurar a sua conta você se certifique que seu nome aparecerá como remetente, assim: “João da Silva”

É comum que na pressa se configure uma conta esquecendo este detalhe deixando-a desta forma: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. como remetente. Mesmo que este endereço esteja enviando a mensagem existe uma pessoa que o enviou e é ela que deve aparecer. Sua mensagem fica mais elegante e pessoal desta forma;

7- Utilize a linguagem que sua empresa utiliza.

Sua empresa normalmente interage com um público específico, ele é formal, técnico ou é descontraído, mais jovial. Adapte sua linguagem ao destinatário, mas sem forçar a barra. O limite é não deixar de ser você mesmo;

8- Não esqueça que um e-mail é um texto e como tal precisa ser bem escrito

Seu e-mail precisa ter uma redação clara e direta, sem enrolação, porém tem de tratar de cada ponto sem ser evasivo, pois é um documento, servindo inclusive como prova judicial. É recomendável que se faça uma boa revisão ortográfica antes de enviá-lo;

9-Fale pela empresa

Você está representando a sua empresa e, nesse caso lembre-se de não ser pessoal demais

Não utilize frases ou expressões que fujam totalmente dos objetivos e da missão de sua empresa nem trate o destinatário como se ele fosse seu amigo de infância, mesmo que ele seja;

10- Confirmação de leitura

Apesar de quase ninguém tratar desse assunto como de vital importância, não consideramos como uma boa prática

Configurar nossos e-mails para solicitar confirmação de leitura. Em primeiro lugar porque quem recebe a mensagem pode ou não confirmar e continuar lendo normalmente a mensagem e em segundo, porque coloca em dúvida que o seu destinatário leia suas mensagens, ou seja, porque eu solicitaria uma confirmação já que eu sei que ele vai ler;

11- E-mail não é Chat

Deixamos esse ítem por último de propósito:

Não esqueça – e-mail não é Messenger, e-mail não é Whatsapp, e-mail não é Telegram.

Não trate seu e-mail como se fosse um chat. Num chat você muda de assunto a qualquer momento como numa conversa informal, já no e-mail por mais que ele possa não se encerrar em uma mensagem e uma resposta, você deve se concentrar ao máximo em um assunto apenas, do contrário você corre o risco de perder totalmente o foco no assunto central da mensagem e não saber mais sobre o que estava falando.

É comum inclusive que alguém lhe cobre sobre uma informação que foi repassada numa mensagem interminável e que você precisa rolar a página por alguns minutos para encontrar.

Itens como cabeçalho, por exemplo, não consideramos de caráter obrigatório, apesar de ser amplamente utilizado, porém tem der ‘padrão’, ou seja, se a empresa decidir utilizar, todos deverão utilizar.

Existem variações na forma, contexto, linguagem e layout das mensagens de empresa para empresa, porém seguir certas regras dentro de uma mesma empresa é essencial e só traz benefícios passando uma imagem profissional.